Wat is de snelste manier om een BPMN-diagram te maken?

Een diagram in Business Process Model and Notation (BPMN) maken is een belangrijke stap om bedrijfsprocessen te begrijpen, te documenteren en te verbeteren. Er zijn echter verschillende manieren om zo'n diagram te maken, en elke aanpak heeft zijn eigen voordelen.

Traditioneel werden BPMN-diagrammen gemaakt met drag-and-drop-editors. Tegenwoordig kan AI diagrammen genereren uit gewone taal, en met tekstgebaseerde modelleertools maak je een diagram door een gestructureerde beschrijving te schrijven.

In dit artikel vergelijken we drie manieren van BPMN-modelleren: drag-and-drop, door AI gegenereerde BPMN en syntax-naar-BPMN, en bekijken we welke methode in welke situatie het beste werkt.

Het korte antwoord: met AI heb je het snelst een eerste versie op basis van een beschrijving. Met syntax-naar-BPMN maak en wijzig je een model het snelst, bijvoorbeeld tijdens een workshop. Drag-and-drop is de snelste keuze wanneer precieze controle over de lay-out het belangrijkst is.

1. BPMN-modelleren met drag-and-drop

Drag-and-drop is de traditionele en waarschijnlijk meest bekende manier om BPMN-diagrammen te maken.

Met tools zoals Lucidchart, Microsoft Visio, diagrams.net (draw.io) en bpmn.io bouw je een diagram visueel op: je kiest BPMN-elementen, plaatst ze op een canvas en verbindt ze met elkaar.

Bij het modelleren van een goedkeuringsproces voor bestellingen voeg je bijvoorbeeld activiteiten toe, plaats je beslissingsgateways, verbind je de verschillende procespaden en deel je het diagram in zoals jij dat wilt.

Waarom kiezen voor drag-and-drop?

Het grootste voordeel is visuele flexibiliteit. Je bepaalt zelf precies waar elementen komen te staan en hoe het diagram is opgebouwd.

Daardoor is drag-and-drop vooral geschikt voor gedetailleerde diagrammen, een eigen lay-out en voor mensen die graag visueel werken.

Veel platforms ondersteunen ook andere soorten diagrammen, wat ze veelzijdig maakt voor bredere bedrijfsdocumentatie.

Het belangrijkste aandachtspunt is dat het maken en bijwerken van diagrammen handwerk is. Activiteiten toevoegen, elementen verbinden en de lay-out aanpassen kost tijd, zeker bij grotere processen.

Voor wie precieze visuele controle belangrijk vindt, blijft drag-and-drop een effectieve aanpak.

2. BPMN-diagrammen genereren met AI

Kunstmatige intelligentie biedt een andere manier om BPMN-diagrammen te maken: ze direct genereren uit een beschrijving in gewone taal.

In plaats van een proces handmatig op te bouwen, beschrijf je wat er gebeurt, en een AI-tool zet die beschrijving om in een diagram.

Bijvoorbeeld:

"Een klant dient een aanvraag in. Een medewerker beoordeelt de aanvraag. Als de aanvraag volledig is, wordt deze goedgekeurd. Anders wordt om aanvullende informatie gevraagd."

Een AI-tool kan deze beschrijving interpreteren en er een eerste procesmodel van maken.

Platforms zoals ProcessMaker, BPMN Studio en Visual Paradigm bieden AI-ondersteuning bij BPMN-modelleren. Tools zoals Eraser laten zien hoe AI het maken van diagrammen in het algemeen eenvoudiger maakt.

Waarom AI gebruiken voor BPMN?

Het grootste voordeel is snelheid bij de eerste versie.

Je maakt een eerste opzet op basis van een eenvoudige beschrijving, zonder activiteiten handmatig te plaatsen of een modelleertaal te leren.

AI is vooral nuttig om te brainstormen, procesideeën te verkennen en om op gang te komen met procesmodellering.

Het maakt diagrammen maken ook toegankelijker voor mensen met weinig BPMN-ervaring.

Gegenereerde diagrammen moeten vaak nog worden gecontroleerd of verfijnd, vooral wanneer een proces complexe beslissingen of uitzonderingen bevat. Afhankelijk van de tool doe je aanpassingen met extra prompts, door de tekst te bewerken of in een visuele editor.

AI is daarmee een aantrekkelijke optie als je een idee snel en met weinig moeite in een diagram wilt omzetten.

3. Syntax-naar-BPMN: diagrammen maken door te schrijven

Een derde aanpak is diagrammen maken met code of gestructureerde tekst.

In plaats van elementen handmatig te tekenen of AI een proces te laten interpreteren, schrijf je een beschrijving in een modelleertaal. De software zet die beschrijving automatisch om in een visueel diagram.

Deze aanpak heet ook wel tekstgebaseerd modelleren of diagram-as-code. Onze gids over tekst naar BPMN legt uit hoe je een procesbeschrijving schrijft die goed omzet naar een diagram.

Mermaid: diagrammen als code

Een van de bekendste voorbeelden is Mermaid, een tool die diagrammen genereert uit tekstdefinities.

Mermaid ondersteunt stroomdiagrammen, sequentiediagrammen en andere visualisaties. De tool is vooral populair in technische documentatie, waar diagrammen naast de code worden onderhouden.

Mermaid kan bedrijfsworkflows weergeven met stroomdiagrammen, maar ondersteunt de volledige BPMN-standaard niet.

BPMN Sketch Miner: snel processen modelleren

BPMN Sketch Miner is een tool uit onderzoek, ontwikkeld door Ana Ivanchikj, Souhaila Serbout en Cesare Pautasso.

De tool onderzoekt hoe gestructureerde tekstbeschrijvingen snel BPMN-diagrammen kunnen opleveren, vooral tijdens interviews en procesworkshops.

Door tekst automatisch om te zetten in visuele modellen laat BPMN Sketch Miner zien hoe procesmodellering efficiënter kan, zonder ieder element handmatig te tekenen.

Instant Process: een syntax ontworpen voor BPMN

Instant Process is een ander voorbeeld van BPMN-modelleren met syntax.

Anders dan algemene diagram-as-code-tools gebruikt Instant Process een modelleertaal die speciaal is ontworpen om snel BPMN-diagrammen te maken.

Je beschrijft activiteiten, beslissingen en processtromen met een eenvoudige syntax, terwijl het bijbehorende BPMN-diagram direct meebeweegt.

Sneltoetsen en automatisch aanvullen verminderen het typewerk nog verder.

De aanpak is ontworpen om processen te modelleren tijdens meetings en workshops, met directe controle over de processtructuur en de BPMN-conventies. Onze gids over een bedrijfsproces in kaart brengen in één meeting laat zien hoe je zo'n sessie opbouwt.

Waarom kiezen voor syntax-naar-BPMN?

Het belangrijkste voordeel is snel en gestructureerd bewerken.

Je schrijft en wijzigt procesbeschrijvingen zonder diagramelementen handmatig te verplaatsen of opnieuw te verbinden.

Dat is vooral handig wanneer een proces tijdens een gesprek verandert: je past de tekst aan en het diagram werkt automatisch bij.

Modelleren met syntax vraagt wel enige bekendheid met de modelleertaal, maar sneltoetsen en automatisch aanvullen maken het leren eenvoudiger.

Voor wie vaak BPMN-diagrammen maakt en bijwerkt, is deze aanpak een efficiënt alternatief voor visueel modelleren.

4. Welke manier van BPMN-modelleren past bij jou?

Elke aanpak heeft andere voordelen, afhankelijk van je doel.

Werk je graag visueel en wil je volledige controle over hoe het diagram eruitziet, dan zijn drag-and-drop-tools zoals Lucidchart of bpmn.io misschien de juiste keuze.

Wil je snel een diagram uit een beschrijving genereren, dan besparen AI-tools voor BPMN veel tijd.

Maak, wijzig en valideer je vaak procesmodellen, dan helpen tools met syntax om handwerk te verminderen terwijl je directe controle over de structuur houdt. Vergelijk de abonnementen van Instant Process om te zien wat de gratis versie biedt.

Conclusie

Er is niet één snelste manier om BPMN-diagrammen te maken die in elke situatie werkt.

Drag-and-drop biedt visuele flexibiliteit, AI levert snel een eerste resultaat en met syntax-naar-BPMN maak en wijzig je diagrammen via gestructureerde tekst.

Nu procesmodelleringstools zich blijven ontwikkelen, zijn er meer mogelijkheden dan ooit om bedrijfsprocessen efficiënt te documenteren.

Uiteindelijk is de beste BPMN-tool de tool die bij jouw manier van werken past, zodat je minder tijd kwijt bent aan het maken van diagrammen en meer tijd overhoudt om je processen te begrijpen en te verbeteren.