As-Is vs. To-Be Procesmodelleren
Een van de meest voorkomende opdrachten binnen bedrijfsprocesverbetering klinkt eenvoudig: breng het huidige proces in kaart en ontwerp het toekomstige proces.
In procesmanagementterminologie:
Het As-Is-proces laat zien hoe het werk vandaag wordt uitgevoerd. Het To-Be-proces laat zien hoe de organisatie wil dat het werk in de toekomst wordt uitgevoerd.
Het concept is eenvoudig. De uitvoering kan echter onnodig tijdrovend worden. Een consultant brengt het volledige huidige proces in kaart, maakt een professioneel diagram en valideert dit met stakeholders. Vervolgens begint de verbeterfase en wordt een groot deel van hetzelfde proces opnieuw gemodelleerd.
Er is een betere aanpak.
Wat is een As-Is-proces?
Een As-Is-procesmodel documenteert de huidige staat van een bedrijfsproces. Het moet weergeven wat er vandaag daadwerkelijk gebeurt, niet wat er volgens het procedurehandboek zou moeten gebeuren en ook niet wat het management zou willen dat er gebeurt. Een As-Is-model kan activiteiten, beslissingen, rollen en verantwoordelijkheden, overdrachtsmomenten, systemen, wachttijden, uitzonderingen, handmatig werk, herstelwerk en goedkeuringen vastleggen. Het doel is om een gedeeld beeld van het huidige proces te creëren en een uitgangspunt te vormen voor bedrijfsprocesanalyse.
Wat is een To-Be-proces?
Een To-Be-procesmodel beschrijft de gewenste toekomstige situatie. Het beantwoordt de vraag: Hoe zou dit proces moeten werken? Het toekomstige proces kan activiteiten verwijderen, handmatige taken automatiseren, verantwoordelijkheden wijzigen, goedkeuringen vereenvoudigen of onnodige overdrachtsmomenten elimineren. Het To-Be-model moet het resultaat zijn van het begrijpen en verbeteren van het As-Is-proces.
Waarom teams onbedoeld dubbel werk doen
Een veelgebruikte aanpak is om stakeholders te interviewen, het As-Is-model te maken en op te maken, het te valideren, verbeterkansen te analyseren, een nieuw diagram te starten, ongewijzigde activiteiten opnieuw te creëren, verbeteringen toe te voegen, het To-Be-model op te maken en het opnieuw te valideren. In veel projecten verandert het grootste deel van het proces niet. Als 70% van het toekomstige proces identiek is aan het huidige proces, heeft het weinig toegevoegde waarde om die 70% handmatig opnieuw te modelleren.
Gebruik het As-Is-proces als uitgangspunt
De efficiëntere aanpak is: leg het As-Is-proces één keer vast en ontwikkel het vervolgens door tot het To-Be-proces. Begin met het maken van een nauwkeurig model van de huidige situatie. Zodra dit is gevalideerd, dupliceer je het proces of maak je er een nieuwe versie van en gebruik je die als basis voor het toekomstige model. De vraag verandert van “Hoe modelleren we het toekomstige proces vanaf nul?” naar “Wat moet er specifiek veranderen?”
Stap 1: Modelleer de werkelijkheid, niet het beleid
Voordat je verbeteringen ontwerpt, moet je ervoor zorgen dat het As-Is-proces klopt. Vraag de mensen die het proces uitvoeren wat er als eerste gebeurt, wat er daarna gebeurt, wie het uitvoert, wat er gebeurt als iets fout gaat, waar ze moeten wachten, welk systeem ze gebruiken en waar werk wordt teruggestuurd. Je bent op zoek naar de werkelijkheid, niet alleen naar de officiële procedure.
Stap 2: Identificeer knelpunten voordat je het proces opnieuw ontwerpt
Zodra het bedrijfsprocesmodel bestaat, moet je niet direct activiteiten gaan verplaatsen. Identificeer eerst wachttijden, herstelwerk, overdrachtsmomenten, handmatige gegevensinvoer, goedkeuringen, dubbel werk, uitzonderingen en knelpunten. Hiermee verandert process mapping in procesanalyse.
Stap 3: Bepaal wat blijft, verandert en verdwijnt
Classificeer de As-Is-activiteiten als Behouden, Aanpassen, Verwijderen, Automatiseren of Toevoegen. Het To-Be-proces begint nu vanuit het bestaande model te ontstaan. Je kijkt niet langer naar een leeg canvas.
- Behouden: Activiteit blijft grotendeels ongewijzigd
- Aanpassen: Activiteit blijft bestaan, maar moet worden verbeterd
- Verwijderen: Activiteit levert onvoldoende toegevoegde waarde
- Automatiseren: Handmatige activiteit kan door technologie worden uitgevoerd
- Toevoegen: Nieuwe activiteit is vereist
Stap 4: Stel het proces ter discussie
Vraag bij iedere activiteit waarom deze bestaat en wat er zou gebeuren als deze werd verwijderd. Dit is vooral nuttig bij goedkeuringen. Processen krijgen in de loop van de tijd vaak steeds meer controles en het As-Is-model maakt deze opgebouwde beslissingen zichtbaar. De To-Be-oefening is een kans om deze kritisch te beoordelen.
Stap 5: Scheid problemen van oplossingen
Ga niet direct van “Deze stap duurt te lang” naar een populaire oplossing. Documenteer eerst het probleem en beoordeel daarna mogelijke oplossingen. Als een medewerker bijvoorbeeld handmatig klantgegevens vanuit een CRM naar een ander systeem overzet, kan een mogelijke To-Be-oplossing een geautomatiseerde gegevensuitwisseling zijn. De verandering in de toekomstige situatie heeft dan een duidelijke reden.
Stap 6: Maak het To-Be-proces vanuit het bestaande model
Zodra de veranderingen duidelijk zijn, maak je de toekomstige versie. Behoud de onderdelen die goed werken, verwijder wat niet werkt, pas aan wat moet veranderen en voeg nieuwe activiteiten toe. Pas de relevante gateways, events, verantwoordelijkheden en verbindingen aan. Dit is bijzonder effectief bij BPMN-procesmodellering. Het principe is eenvoudig: modelleer niet opnieuw wat je al weet. Ontwikkel het verder.
Stap 7: Vergelijk As-Is en To-Be
Presenteer niet alleen het To-Be-diagram. Laat zien wat er is veranderd, zodat stakeholders de transformatie kunnen begrijpen.
Het verschil tussen het huidige en toekomstige proces moet eenvoudig te begrijpen zijn. In plaats van alleen twee diagrammen te presenteren, beschrijf je de verbeteringen die het To-Be-proces introduceert. Een As-Is-proces kan bijvoorbeeld 12 activiteiten bevatten, terwijl het verbeterde To-Be-proces slechts 8 activiteiten bevat.
Het aantal handmatige overdrachtsmomenten kan worden teruggebracht van 3 naar 1, waardoor het proces minder afhankelijk wordt van het overdragen van werk tussen mensen of afdelingen. Een proces met 4 afzonderlijke goedkeuringen kan opnieuw worden ontworpen zodat slechts 2 goedkeuringen nodig zijn, waardoor onnodige wachttijd wordt verminderd.
Handmatige gegevensinvoer kan worden vervangen door een geautomatiseerde gegevensoverdracht tussen systemen, waardoor repetitief werk en het risico op menselijke fouten worden verminderd.
Tot slot kan een gemiddelde wachttijd van 2 dagen in het opnieuw ontworpen proces worden teruggebracht naar een doelstelling van minder dan 4 uur.
Deze verschillen maken het doel van het To-Be-model duidelijk. Het is niet simpelweg een ander bedrijfsprocesdiagram; het laat precies zien hoe procesverbetering de workflow sneller, eenvoudiger en efficiënter kan maken.
Stap 8: Valideer het toekomstige proces
Een To-Be-proces kan er op papier uitstekend uitzien en in de praktijk toch mislukken. Doorloop verschillende scenario's met de mensen die het werk daadwerkelijk gaan uitvoeren. Test de normale uitvoering, fouten, verantwoordelijkheid voor uitzonderingen, informatiebehoeften, systeemmogelijkheden, controles en mogelijke nieuwe knelpunten.
Gebruik procesmodellen als levende documentatie
Een reden waarom As-Is/To-Be-projecten inefficiënt worden, is dat procesdiagrammen als statische eindproducten worden behandeld. Moderne process modeling software kan een betere levenscyclus ondersteunen:
Van process mapping naar procesverbetering
Het doel van As-Is/To-Be-process mapping is niet om twee diagrammen te maken. Het doel is om het verschil tussen het huidige en gewenste proces te begrijpen. Het As-Is-proces vertelt je waar je nu staat. Het To-Be-proces vertelt je waar je naartoe wilt. Procesanalyse vertelt je wat er moet veranderen om daar te komen.
Instant Process helpt teams bij het creëren, verfijnen en documenteren van bedrijfsprocessen en BPMN-modellen zonder onnodig veel tijd te besteden aan het handmatig tekenen van ieder element. Begin met je huidige proces, verfijn het model en gebruik het als basis om te onderzoeken hoe het proces zich kan ontwikkelen.