Versie 2026-09-10, geldt vanaf deze datum

Algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden van Instant Process, over het gebruik van het platform, abonnementen, export, aansprakelijkheid en de verwerkersregeling.

Artikel 1 | Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen, steeds met hoofdletter aangeduid, in de navolgende betekenis gebruikt.

Instant Process: de vennootschap onder firma Instant Process, de gebruiker van deze algemene voorwaarden, gevestigd te Delft, ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 42140557.
Wederpartij: iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie Instant Process een Overeenkomst heeft gesloten of beoogt te sluiten.
Consument: een Wederpartij, natuurlijk persoon, niet handelend voor doeleinden die binnen zijn beroeps- of bedrijfsactiviteiten vallen.
Partijen: Instant Process en de Wederpartij gezamenlijk.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Partijen in het kader waarvan Instant Process zich tegenover de Wederpartij heeft verbonden tot het beschikbaar stellen van het Platform en eventuele daarmee samenhangende dienstverlening.
Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die in het kader van de Overeenkomst gerechtigd is om van het Platform gebruik te maken, al dan niet tevens Wederpartij.
Platform: het door Instant Process ontwikkelde en via onder meer de website van Instant Process en de eventuele toekomstige mobiele applicatie of andere interface aangeboden online platform voor het modelleren, vastleggen, visualiseren, analyseren, delen en beheren van bedrijfsprocessen.
Account: de persoonlijke online gebruikersomgeving waarmee een Gebruiker, voor zover van toepassing, toegang verkrijgt tot het Platform en de voor hem beschikbare functionaliteiten.
Abonnement: een betaalde Overeenkomst voor gebruik van het Platform.
Gebruikersinhoud: alle gegevens en inhoud die door een Gebruiker via het Platform worden ingevoerd, aangemaakt, geüpload, geïmporteerd, verwerkt of beschikbaar gesteld, waaronder procesmodellen, procesbeschrijvingen, teksten, comments, eventuele chatberichten, bestanden, AI-prompts en overige gegevens mede begrepen.
AI-functionaliteit: iedere binnen of in verband met het Platform aangeboden functionaliteit waarbij gebruik wordt gemaakt van kunstmatige intelligentie, machinelearningmodellen, taalmodellen of daarmee vergelijkbare technologie.
Aanbod: ieder aanbod van Instant Process met de strekking om door aanvaarding daarvan door de Wederpartij een Overeenkomst tot stand te brengen, waaronder zowel een aanbod op de website van Instant Process, een offerte van Instant Process als een mondeling voorstel van Instant Process begrepen kan zijn.
Schriftelijk: naast traditionele Schriftelijke communicatie, communicatie per e-mail of enige andere wijze van communicatie die met het oog op de stand der techniek en de in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen hiermee gelijk kan worden gesteld.

Artikel 2 | Algemene bepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk Aanbod, iedere Overeenkomst en alle daaruit tussen Partijen voortvloeiende rechtsverhoudingen.
De toepasselijkheid van de eventuele algemene voorwaarden van de Wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Van het bepaalde in deze algemene voorwaarden kan uitsluitend uitdrukkelijk en Schriftelijk worden afgeweken. Indien en voor zover hetgeen Partijen uitdrukkelijk en Schriftelijk zijn overeengekomen, afwijkt van het bepaalde in deze algemene voorwaarden, geldt hetgeen Partijen uitdrukkelijk en Schriftelijk zijn overeengekomen.
Vernietiging of nietigheid van één of meer van de bepalingen uit deze algemene voorwaarden of de Overeenkomst als zodanig, laat de geldigheid van de overige bedingen onverlet. In een voorkomend geval zijn Partijen verplicht in onderling overleg te treden teneinde een vervangende regeling te treffen ten aanzien van het aangetaste beding. Daarbij wordt zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht genomen.
Het Platform en de diensten van Instant Process zijn niet bestemd voor personen die in de Verenigde Staten van Amerika woonachtig of gevestigd zijn, noch voor ondernemingen, organisaties of andere entiteiten die in de Verenigde Staten van Amerika zijn gevestigd of van daaruit van het Platform gebruikmaken. Instant Process richt haar dienstverlening niet op de Amerikaanse markt. Het is dergelijke personen en entiteiten niet toegestaan een Overeenkomst met Instant Process aan te gaan of van het Platform gebruik te maken.

Artikel 3 | Aanbod en totstandkoming van overeenkomsten

Elk Aanbod is vrijblijvend en kan tot onverwijld na aanvaarding daarvan door de Wederpartij, nog door Instant Process worden herroepen, bijvoorbeeld omdat het Aanbod niet langer onder de gestelde voorwaarden beschikbaar is.
Aan een Aanbod dat een kennelijke fout of vergissing bevat, kan de Wederpartij geen rechten ontlenen.
Iedere Overeenkomst komt, onverminderd het bepaalde in lid 1, tot stand op het moment dat de Wederpartij het Aanbod op de eventueel daartoe door Instant Process aangewezen wijze heeft aanvaard.
Indien de Overeenkomst mondeling wordt gesloten en Instant Process deze vervolgens Schriftelijk bevestigt, geldt die Schriftelijke bevestiging als bewijs van hetgeen Partijen zijn overeengekomen, behoudens tegenbewijs van de Wederpartij.
Indien de Wederpartij de Overeenkomst namens een andere natuurlijke of rechtspersoon sluit, verklaart zij door het aangaan van de Overeenkomst daartoe bevoegd te zijn. De Wederpartij is naast deze (rechts)persoon hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de uit die Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen indien en voor zover zij niet bevoegd bleek de betreffende (rechts)persoon te vertegenwoordigen.

Artikel 4 | Proefperiode en herroepingsrecht voor consumenten

Instant Process kan de mogelijkheid bieden om gedurende een bepaalde periode kosteloos gebruik te maken van functionaliteiten die normaliter onderdeel zijn van een betaald Abonnement. Tenzij uitdrukkelijk en Schriftelijk anders is overeengekomen, bedraagt deze proefperiode één maand.
Een gratis proefperiode is uitsluitend eenmaal per Gebruiker en Wederpartij beschikbaar.
De Consument heeft het wettelijke recht om een Abonnement tot 14 dagen na totstandkoming daarvan zonder opgave van redenen te herroepen.
Uitvoering van het Abonnement door Instant Process gedurende de wettelijke bedenktijd, geschiedt uitsluitend met voorafgaande uitdrukkelijke instemming van de Consument.
Bij uitoefening van het herroepingsrecht na een uitdrukkelijk verzoek als bedoeld in het vorige lid is de Consument Instant Process een bedrag verschuldigd dat evenredig is aan dat gedeelte van het Abonnement dat door Instant Process is nagekomen op het moment van herroeping.
De Consument kan het Abonnement herroepen door gebruik te maken van een door Instant Process via haar online interface beschikbaar gestelde herroepingsfunctie, door gebruik te maken van het door Instant Process beschikbaar gestelde modelformulier voor herroeping, dan wel door middel van een andere Schriftelijke en ondubbelzinnige verklaring. Zo spoedig mogelijk nadat Instant Process de herroepingsverklaring van de Consument heeft ontvangen, zal Instant Process de ontvangst daarvan op een duurzame gegevensdrager bevestigen.
Indien uit hoofde van het herroepingsrecht recht op terugbetaling bestaat, zal Instant Process de reeds van de Consument ontvangen betaling, minus het eventueel verschuldigde evenredige bedrag als bedoeld in lid 5, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 14 dagen na herroeping van het Abonnement terugbetalen.

Artikel 5 | Het platform en gebruiksvoorwaarden

Het Platform biedt Gebruikers de mogelijkheid bedrijfsprocessen digitaal te modelleren, vast te leggen, visualiseren, analyseren, beheren en, voor zover de betreffende functionaliteiten beschikbaar zijn, met anderen te delen en gezamenlijk te bewerken. De functionaliteiten kunnen onder meer bestaan uit tekstuele procesmodellering, visuele procesweergaven, gezamenlijke procesomgevingen, comments, suggesties, versie- en wijzigingsinformatie, exportmogelijkheden, het delen van processen via links, AI-functionaliteiten en het verwerken of importeren van bestanden en andere gegevens.
De in het vorige lid opgenomen omschrijving van het Platform en de mogelijke functionaliteiten daarvan is uitsluitend bedoeld als algemene indicatie. Instant Process is gerechtigd het Platform verder te ontwikkelen en functionaliteiten toe te voegen, te wijzigen, technisch anders vorm te geven, uit te breiden of te vervangen. Instant Process zal gedurende de looptijd van een betaalde Overeenkomst geen wezenlijke beperking aanbrengen in functionaliteiten die uitdrukkelijk als wezenlijk onderdeel van het door de Wederpartij afgenomen Abonnement zijn overeengekomen, tenzij dit redelijkerwijs noodzakelijk is wegens wettelijke, beveiligings-, technische of andere zwaarwegende redenen.
Instant Process kan het Platform geheel of gedeeltelijk zonder Account kosteloos beschikbaar stellen. Bij gebruik zonder Account vindt geen opslag van Gebruikersinhoud in een Account bij Instant Process plaats.
Instant Process kan daarnaast een gratis Account aanbieden. Aan een gratis Account kunnen beperkingen worden verbonden ten aanzien van onder meer het aantal opgeslagen processen, samenwerkingsmogelijkheden, exportmogelijkheden, AI-functionaliteiten en andere functies.
Aan kosteloos gebruik zonder Account en aan een gratis Account kunnen geen rechten worden ontleend ten aanzien van de blijvende beschikbaarheid of omvang van de betreffende functionaliteiten. Instant Process is te allen tijde gerechtigd gratis gebruiksvormen en gratis functionaliteiten te wijzigen, te beperken of te beëindigen.
Premium wordt per Gebruiker aangeboden. Iedere Gebruiker beschikt daarbij over een eigen Account en persoonlijke inloggegevens.
In voorkomende gevallen is het mogelijk dat de Wederpartij een Overeenkomst sluit waaronder meerdere Gebruikers toegang tot het Platform verkrijgen. De Wederpartij bepaalt binnen de overeengekomen mogelijkheden welke personen van de beschikbare Accounts of gebruiksrechten gebruik mogen maken. De Wederpartij is jegens Instant Process verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen uit de Overeenkomst door Gebruikers die onder haar Overeenkomst van het Platform gebruikmaken, als ware het het doen of nalaten van de Wederpartij zelf.
De Gebruikers zijn verplicht hun persoonlijke inloggegevens strikt geheim te houden en niet aan onbevoegde derden bekend te maken of ter beschikking te stellen. De Wederpartij dient Instant Process onverwijld in kennis te stellen indien zij vermoedt dat onbevoegden toegang tot een Account hebben verkregen.
Gebruik van het Platform geschiedt voor eigen verantwoordelijkheid van de Wederpartij en Gebruikers. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het juist en volledig invoeren, opslaan, exporteren, downloaden, bewaren en controleren van Gebruikersinhoud en andere resultaten van het Platform en voor het corrigeren daarvan indien nodig. Instant Process kan niet garanderen dat de werking van het Platform, noch de invoer, verwerking, opslag, analyse, visualisatie, export of andere output van gegevens te allen tijde juist, volledig, actueel, ononderbroken of foutloos is. Ter zake aanvaardt Instant Process geen aansprakelijkheid.
Het Platform is een hulpmiddel voor het modelleren, visualiseren, beheren en analyseren van bedrijfsprocessen. Instant Process garandeert niet dat een met het Platform opgesteld of geanalyseerd bedrijfsproces inhoudelijk optimaal, juridisch correct, operationeel foutloos of geschikt voor een bepaald doel is, noch dat gebruik van het Platform leidt tot kostenbesparing, efficiencyverbetering of enig ander bedrijfsresultaat. Ter zake aanvaardt Instant Process geen aansprakelijkheid.
De Wederpartij en Gebruikers blijven te allen tijde zelf verantwoordelijk voor controle van alle door of met behulp van het Platform gegenereerde informatie alvorens daarop te vertrouwen, deze praktisch toe te passen of daarnaar te handelen. Ter zake aanvaardt Instant Process geen aansprakelijkheid.
Voor zover het Platform AI-functionaliteiten biedt, kunnen deze onder meer worden gebruikt voor het genereren van suggesties, adviezen, analyses, voorstellen, procesbeschrijvingen en wijzigingen in of ten aanzien van processen. De AI-functionaliteit kan gebruikmaken van één of meer externe AI-aanbieders of AI-modellen. Door AI-functionaliteiten gegenereerde informatie kan onjuist, onvolledig, niet-actueel of anderszins ongeschikt zijn voor het door de Gebruiker beoogde gebruik. AI-output geldt niet als professioneel, juridisch, financieel, technisch of ander specialistisch advies van Instant Process. De Wederpartij en Gebruikers dienen iedere AI-output zelfstandig te beoordelen voordat zij deze accepteren, verwerken of toepassen. Ter zake aanvaardt Instant Process geen aansprakelijkheid.
Indien Instant Process bij een Abonnement spreekt over onbeperkt gebruik van AI-functionaliteiten, geldt dit steeds met inachtneming van redelijk en normaal gebruik. Indien het gebruik van een Gebruiker in uitzonderlijk grote mate afwijkt van hetgeen redelijkerwijs bij een gemiddelde Gebruiker van het betreffende pakket mag worden verwacht of tot onevenredige technische belasting of kosten leidt, is Instant Process gerechtigd redelijke gebruiksbeperkingen, technische limieten, aanvraag- of tokenlimieten of andere passende maatregelen toe te passen.
Voor zover het Platform de mogelijkheid biedt externe bestanden, waaronder bijvoorbeeld spreadsheetbestanden, of andere gegevens te uploaden of importeren, is de Wederpartij of Gebruiker zelf verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en rechtmatigheid daarvan en voor het beschikken over alle voor het gebruik en de verwerking daarvan noodzakelijke rechten en bevoegdheden.
De Wederpartij en Gebruikers staan ervoor in dat Gebruikersinhoud en het gebruik daarvan geen inbreuk maken op rechten van derden en niet in strijd zijn met toepasselijke wet- en regelgeving. Voor zover Gebruikersinhoud persoonsgegevens bevat, is de Wederpartij of Gebruiker verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het invoeren en verwerken daarvan en voor het beschikken over de daarvoor benodigde grondslag, informatieverstrekking en eventuele overige bevoegdheden, onverminderd de verplichtingen die op Instant Process rusten indien zij ten aanzien van die gegevens als verwerker optreedt overeenkomstig artikel 17.
Voor zover het Platform het mogelijk maakt processen of procesomgevingen met andere Gebruikers te delen, is de Wederpartij zelf verantwoordelijk voor de personen aan wie zij toegang verleent en voor de daaruit voortvloeiende toegankelijkheid van Gebruikersinhoud.
Een Gebruiker kan, voor zover het Platform daartoe functionaliteit biedt, een proces via een link delen met een persoon die niet over een Account beschikt. De Wederpartij en Gebruiker zijn zelf verantwoordelijk voor het delen, beheren en zo nodig intrekken of beperken van dergelijke toegang en dienen daarbij rekening te houden met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens die via de gedeelde link toegankelijk kunnen worden.
Iedere Gebruiker dient de toepasselijke gebruiksinstructies en documentatie van Instant Process in acht te nemen. Instant Process is gerechtigd haar online documentatie en gebruiksinstructies aan te passen in verband met wijzigingen of uitbreidingen van het Platform.
Gebruik van het Platform is uitsluitend toegestaan overeenkomstig de doeleinden waarvoor het Platform is ontwikkeld en bestemd.
De Gebruiker draagt er zorg voor dat zijn systemen, verbindingen en hulpmiddelen voldoen aan de technische vereisten die noodzakelijk zijn om het Platform naar behoren te kunnen gebruiken.
De Gebruiker zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen tegen ongeautoriseerd gebruik, virussen, malware en andere digitale bedreigingen.
De Wederpartij staat ervoor in dat iedere onder haar verantwoordelijkheid handelende Gebruiker zich onthoudt van ongeoorloofd gebruik van het Platform en zich opstelt en gedraagt conform hetgeen door Instant Process mag worden verwacht van een behoorlijke Gebruiker.
Het is de Wederpartij en Gebruikers verboden het Platform te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, rechten van derden te schenden, malware of schadelijke programmatuur te verspreiden, beveiligingsmaatregelen te omzeilen, ongeautoriseerde toegang te verkrijgen of te proberen te verkrijgen, het Platform te verstoren of buitensporig te belasten, of het Platform anderszins in strijd met toepasselijke wet- en regelgeving of de Overeenkomst te gebruiken.
Het is de Wederpartij en Gebruikers verboden pogingen te ondernemen om de in verband met het Platform gebruikte programmatuur te decompileren of na te maken, deze op enige andere wijze ongeoorloofd te manipuleren of programmatuur te ontwikkelen die inbreuk maakt op rechten van Instant Process.
Instant Process is gerechtigd de toegang van een Gebruiker tot het Platform geheel of gedeeltelijk te beperken, blokkeren of opschorten indien redelijkerwijs sprake is van misbruik, een beveiligingsrisico, schending van dit artikel of een andere ernstige tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst. Voor zover de omstandigheden dit redelijkerwijs toelaten, stelt Instant Process de Wederpartij daarvan in kennis en biedt zij gelegenheid de tekortkoming te herstellen.
Gedurende de looptijd van de Overeenkomst zal Instant Process zich inspannen om door middel van updates en doorontwikkeling een behoorlijke werking van het Platform te realiseren, doch verbindt zij zich ter zake de beschikbaarstelling van updates nimmer tot bepaalde termijnen, tenzij uitdrukkelijk en Schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 6 | Accounts, abonnementen, looptijd en opzegging

Kosteloos gebruik zonder Account en gratis Accounts worden aangeboden zolang Instant Process de betreffende gebruiksvorm beschikbaar stelt. Een Gebruiker kan een gratis Account via de daarvoor binnen het Platform beschikbare functionaliteit verwijderen.
Een gratis proefperiode wordt aangegaan voor de uitdrukkelijk overeengekomen duur en eindigt van rechtswege door het verstrijken daarvan.
Een Premium-Abonnement wordt, tenzij uitdrukkelijk en Schriftelijk anders is overeengekomen, aangegaan voor onbepaalde tijd.
In geval van een Abonnement voor bepaalde tijd, wordt het Abonnement na verstrijken van deze bepaalde looptijd stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd, tenzij het Abonnement conform het bepaalde in het volgende lid tijdig is opgezegd.
Een Abonnement eindigt door opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van een maand, doch niet eerder dan dat de eventuele bepaalde looptijd van het Abonnement is verstreken. Opzegging door de Wederpartij kan plaatsvinden via de Accountomgeving, met dien verstande dat als deze functionaliteit voor de betreffende Abonnementsvorm niet beschikbaar is, opzegging door de Wederpartij Schriftelijk dient te geschieden.
Indien in het kader van een Abonnement een bepaald aantal Gebruikers en Accounts is overeengekomen, kan de Wederpartij dit aantal gedurende de lopende bepaalde contractperiode of opzegtermijn niet eenzijdig naar beneden bijstellen. De overeengekomen vergoeding blijft tot het reguliere einde van het Abonnement verschuldigd op basis van het overeengekomen aantal.

Artikel 7 | Export, switching en gegevens bij het eindigen van de overeenkomst

Voor zover het Platform daartoe functionaliteiten biedt, kan de Gebruiker Gebruikersinhoud en andere binnen het Platform aangemaakte of verwerkte informatie exporteren of downloaden in de door Instant Process daarvoor beschikbaar gestelde bestandsformaten. Tot de beschikbare reguliere exportmogelijkheden kunnen onder meer PDF- en afbeeldingsbestanden behoren.
Aan gratis vormen van gebruik kan een watermerk van Instant Process worden verbonden. Bij daarvoor geschikte Abonnementen kan export zonder een dergelijk watermerk beschikbaar zijn. Voor zover het Platform daartoe functionaliteit biedt, kan een Gebruiker daarnaast zelf een aanduiding of watermerk aan een proces toevoegen.
De beschikbare reguliere export- en downloadmogelijkheden zijn uitsluitend indicatief en kunnen door Instant Process worden gewijzigd, uitgebreid, technisch anders worden vormgegeven of vervangen, behoudens voor zover een bepaalde exportmogelijkheid uitdrukkelijk als wezenlijk onderdeel van de Overeenkomst is overeengekomen.
Instant Process stelt de Wederpartij, indien het Platform in het kader van de Overeenkomst wordt gebruikt op basis van een Account of andere Overeenkomst waarbij Instant Process exporteerbare gegevens of digitale activa voor haar verwerkt of bewaart, overeenkomstig Verordening (EU) 2023/2854 (Data Act) in staat over te stappen naar een andere gegevensverwerkingsdienst of eigen ICT-infrastructuur en de daarvoor in aanmerking komende exporteerbare gegevens en digitale activa over te dragen of te laten wissen. De Wederpartij maakt daarbij zoveel mogelijk gebruik van de binnen het Platform beschikbare exportmogelijkheden. Voor zover de op grond van de Data Act overdraagbare gegevens en digitale activa daarmee niet volledig kunnen worden verkregen, stelt Instant Process deze op verzoek overeenkomstig dit artikel ter beschikking.
De in het vorige lid bedoelde overdraagbare gegevens omvatten, voor zover aanwezig en voor zover zij op grond van de Data Act voor overdracht in aanmerking komen, de door of namens de Wederpartij ingevoerde Gebruikersinhoud, procesmodellen, procesbeschrijvingen, comments, geïmporteerde bestanden en gegevens, door het gebruik van het Platform gegenereerde uitvoergegevens en de voor het gebruik daarvan relevante metadata. Gegevens die uitsluitend betrekking hebben op de interne werking van het Platform en waarvan overdracht de intellectuele eigendomsrechten of bedrijfsgeheimen van Instant Process of derden zou aantasten, zijn van overdracht uitgesloten.
Instant Process verstrekt de Wederpartij informatie over de beschikbare procedures, methoden en formaten voor switching en gegevensoverdracht, alsmede over de bij Instant Process bekende technische beperkingen daarvan. Instant Process houdt daarnaast een actueel online register beschikbaar met informatie over de datastructuren, dataformaten en relevante standaarden en open interoperabiliteitsspecificaties waarin de exporteerbare gegevens beschikbaar zijn. Een verwijzing naar dit register wordt via de website van Instant Process of haar documentatieomgeving aan de Wederpartij beschikbaar gesteld.
De Wederpartij kan Instant Process Schriftelijk in kennis stellen van haar wens om over te stappen naar een andere gegevensverwerkingsdienst of naar een eigen ICT-infrastructuur. Het overstapproces vangt uiterlijk twee maanden na ontvangst van deze kennisgeving door Instant Process aan. Vanaf dat moment geldt voor de uitvoering van de overstap een overgangsperiode van maximaal 30 kalenderdagen. Indien Instant Process binnen 14 werkdagen na ontvangst van het overstapverzoek vaststelt dat voltooiing van de overstap binnen deze overgangsperiode technisch niet haalbaar is, stelt zij de Wederpartij daarvan binnen die termijn in kennis, motiveert zij de technische onhaalbaarheid en vermeldt zij een alternatieve overgangsperiode van maximaal zeven maanden. De Wederpartij kan de overgangsperiode eenmaal verlengen met een periode die zij voor haar eigen doeleinden geschikter acht. Gedurende de overgangsperiode blijft de Overeenkomst van kracht en blijft de Wederpartij de overeengekomen vergoeding verschuldigd, voor zover de dienstverlening gedurende die periode beschikbaar blijft.
Instant Process zal gedurende het overstapproces binnen redelijke grenzen de wettelijk vereiste bijstand verlenen, de continuïteit en beveiliging van de dienstverlening zoveel mogelijk waarborgen en geen contractuele, commerciële, organisatorische of technische belemmeringen opwerpen die switching in strijd met de Data Act verhinderen of onredelijk bemoeilijken.
Na afloop van de overgangsperiode houdt Instant Process de daarvoor in aanmerking komende exporteerbare gegevens en digitale activa gedurende ten minste 30 kalenderdagen beschikbaar voor opvraging. Daarna kan Instant Process deze gegevens verwijderen, tenzij Instant Process op grond van de wet tot langere bewaring verplicht is of Partijen een langere bewaartermijn zijn overeengekomen.
Voor zover de Data Act dit vereist, stelt Instant Process de exporteerbare gegevens beschikbaar in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en faciliteert zij switching via daarvoor geschikte interfaces. Instant Process is niet gehouden nieuwe technologie, maatwerkfunctionaliteiten of een inrichting bij een andere aanbieder te ontwikkelen of verzorgen.
Voor switching brengt Instant Process tot 12 januari 2027 uitsluitend kosten in rekening voor zover en zolang de Data Act dit toestaat. Deze kosten bedragen niet meer dan de rechtstreeks met het betreffende overstapproces verband houdende kosten van Instant Process. Vanaf 12 januari 2027 brengt Instant Process geen switchingkosten meer in rekening.
Buiten de wettelijke verplichtingen als bedoeld in dit artikel is Instant Process niet gehouden tot het verzorgen van datamigratie, maatwerkconversie, implementatie of inrichting van een systeem van een andere aanbieder of van de eigen ICT-infrastructuur van de Wederpartij.
De Wederpartij en Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren en bewaren van Gebruikersinhoud en andere informatie die zij na beëindiging van de Overeenkomst wensen te behouden, behoudens voor zover uit dit artikel anders voortvloeit. Instant Process is niet gehouden een zelfstandige archief- of back-updienst voor de Wederpartij te verzorgen.
Door het eindigen van de Overeenkomst eindigt het recht van de betrokken Gebruikers op gebruik van het Platform, onverminderd een eventueel toepasselijke wettelijke overgangs- of opvraagtermijn. Na het verstrijken daarvan is Instant Process gerechtigd Gebruikersinhoud te verwijderen en is zij na rechtmatige verwijdering niet gehouden deze opnieuw beschikbaar te maken, te reconstrueren of te converteren.
Voor persoonsgegevens die Instant Process uitsluitend als verwerker namens de Wederpartij verwerkt, geldt naast het bepaalde in dit artikel tevens artikel 17.

Artikel 8 | Ondersteuning

Instant Process biedt, tenzij uitdrukkelijk en Schriftelijk anders is overeengekomen, geen gegarandeerde supportdienst. Gebruikers kunnen onder meer via e-mail vragen stellen. Er worden geen responstijden of oplostijden gegarandeerd.
Online documentatie en andere door Instant Process beschikbaar gestelde gebruiksinformatie vormen een belangrijk onderdeel van de ondersteuning van Gebruikers. De inhoud daarvan kan in verband met de verdere ontwikkeling van het Platform worden aangepast.
Support wordt door Instant Process verleend op basis van een inspanningsverplichting en niet op basis van een resultaatsverplichting. De Wederpartij kan geen rechten ontlenen aan de snelheid, beschikbaarheid of wijze waarop support wordt verleend.
Het eventuele feit dat Instant Process in het verleden support heeft verleend, ongeacht de aard, omvang of snelheid daarvan, schept voor de toekomst geen verplichting of garantie voor het verlenen van support op eenzelfde wijze.

Artikel 9 | Beschikbaarheid, onderhoud en derden

Instant Process spant zich in om het Platform gedurende de looptijd van de Overeenkomst beschikbaar te houden, maar geeft ter zake geen specifieke uptimegarantie, tenzij uitdrukkelijk en Schriftelijk anders is overeengekomen.
Instant Process is gerechtigd het Platform of onderdelen daarvan tijdelijk buiten gebruik te stellen indien dit noodzakelijk is voor onderhoud, aanpassing, verbetering, beveiliging, vernieuwing of andere technische werkzaamheden.
Instant Process is voor verschillende onderdelen van het Platform afhankelijk van externe leveranciers, waaronder leveranciers van hosting, AI-functionaliteiten, betaalvoorzieningen, cloud- en IT-infrastructuur en eventuele integraties. Instant Process kan niet garanderen dat door derden aangeboden diensten of voorzieningen te allen tijde ononderbroken of foutloos beschikbaar zijn.
Instant Process is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend het gevolg is van een storing of tekortkoming van een externe dienst of voorziening waarop Instant Process redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen, behoudens voor zover de betreffende omstandigheid krachtens dwingend recht voor rekening van Instant Process behoort te komen.

Artikel 10 | Prijzen en betalingen

In geval van een Abonnement vermeldt het Aanbod de toepasselijke prijs of prijzen. De door Instant Process vermelde prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk en Schriftelijk anders is aangegeven dan wel de Wederpartij een Consument is, in welk geval de prijzen inclusief btw worden vermeld.
Betalingen dienen op het daartoe aangewezen moment of binnen de door Instant Process op de factuur aangegeven betalingstermijn te geschieden op de door Instant Process aangewezen wijze. Voor online Abonnementen kan betaling plaatsvinden via een door Instant Process ingeschakelde betaaldienstverlener.
Instant Process is gerechtigd de overeengekomen prijzen voor toekomstige Abonnementsperioden te wijzigen. Een prijswijziging ten nadele van de Wederpartij treedt bij een Abonnement voor bepaalde tijd niet eerder in werking dan na afloop van de lopende overeengekomen bepaalde looptijd, tenzij de wijziging rechtstreeks voortvloeit uit een wettelijke maatregel. Bij een Overeenkomst voor onbepaalde tijd zal Instant Process de Wederpartij een voorgenomen prijswijziging uiterlijk twee maanden vóór inwerkingtreding daarvan meedelen.
Zonder voorafgaande kennisgeving is Instant Process gerechtigd de overeengekomen prijzen jaarlijks te indexeren volgens het Consumentenprijsindexcijfer (CPI) zoals vastgesteld door het Centraal Bureau voor de Statistiek.
Indien tijdige betaling uitblijft, treedt het verzuim van de Wederpartij van rechtswege in, met dien verstande dat het verzuim van een Consument pas intreedt nadat de Consument Schriftelijk is aangemaand tot betaling binnen een termijn van 14 dagen, aanvangende op de dag na ontvangst van de aanmaning, en betaling binnen die termijn is uitgebleven.
Vanaf het moment dat het verzuim van de Wederpartij intreedt, is de Wederpartij over het openstaande bedrag een rente verschuldigd van 2% per maand, waarbij een gedeelte van een maand als volledige maand wordt aangemerkt. In geval van een Consument geldt in plaats van de vorenbedoelde contractuele rente, de dan geldende wettelijke rente.
Alle redelijke gerechtelijke, buitengerechtelijke en executiekosten die worden gemaakt ter verkrijging van door de Wederpartij verschuldigde bedragen, komen voor haar rekening.

Artikel 11 | Overmacht

Instant Process is niet verplicht de Overeenkomst verder na te komen indien en voor zolang zij daartoe niet in staat is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt, naast hetgeen daaromtrent in de wetgeving en jurisprudentie wordt begrepen, verstaan alle van buiten komende oorzaken waarop Instant Process geen invloed heeft en die de verdere uitvoering van de Overeenkomst onmogelijk maken of ernstig bemoeilijken.
Onder overmacht worden mede begrepen storingen in internetverbindingen, storingen in communicatieverbindingen, storingen in of uitval van hostingdiensten, uitval van door derden geleverde diensten, stroomstoringen, cyberincidenten, virussen, overheidsmaatregelen en iedere andere omstandigheid waarop Instant Process redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen.
Indien de overmachtssituatie de nakoming van de Overeenkomst blijvend onmogelijk maakt, zijn Partijen gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden.
Indien Instant Process bij het intreden van de overmachtssituatie reeds gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde gedeelte c.q. nog uitvoerbare gedeelte van de Overeenkomst afzonderlijk vergoed te krijgen. Schade als gevolg van overmacht komt niet voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 12 | Opschorting en ontbinding

Instant Process is, indien de omstandigheden van het geval dat redelijkerwijs rechtvaardigen, bevoegd de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten of de Overeenkomst met directe ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien de Wederpartij haar verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder het bepaalde in deze algemene voorwaarden aldus mede begrepen, niet, niet tijdig of niet volledig nakomt, dan wel na het sluiten van de Overeenkomst Instant Process ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de Wederpartij haar verplichtingen niet zal nakomen. Indien de nakoming van de verplichtingen van de Wederpartij ten aanzien waarvan zij tekortschiet of dreigt tekort te schieten, niet blijvend onmogelijk is, ontstaat de bevoegdheid tot ontbinding pas nadat de Wederpartij Schriftelijk door Instant Process in gebreke is gesteld, in welke ingebrekestelling een redelijke termijn is vermeld waarbinnen de Wederpartij haar verplichtingen alsnog kan nakomen en de nakoming na verstrijken van de laatstbedoelde termijn nog steeds is uitgebleven.
Indien de Wederpartij in staat van faillissement verkeert, surseance van betaling heeft aangevraagd, enig beslag op haar goederen is gelegd of in gevallen waarin de Wederpartij anderszins niet vrijelijk over haar vermogen kan beschikken, is Instant Process gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, tenzij de Wederpartij genoegzame zekerheid voor de nakoming van haar verplichtingen heeft gesteld.
Verder is Instant Process gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de Overeenkomst onmogelijk is of ongewijzigde instandhouding daarvan in redelijkheid niet van haar kan worden gevergd.
De Wederpartij maakt geen aanspraak op schadevergoeding in verband met een door Instant Process op grond van dit artikel rechtmatig uitgeoefend opschortings- of ontbindingsrecht.
Indien de grond tot opschorting of ontbinding van de Overeenkomst aan de Wederpartij kan worden toegerekend, is de Wederpartij aansprakelijk voor de schade die Instant Process dientengevolge lijdt.
Indien Instant Process de Overeenkomst op grond van dit artikel ontbindt, zijn alle eventuele opeisbare vorderingen die zij nog op de Wederpartij heeft onmiddellijk verschuldigd.
Instant Process is voorts gerechtigd een Account of de toegang tot het Platform tijdelijk te blokkeren indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is ter beperking van een beveiligingsincident, misbruik, frauderisico of andere ernstige bedreiging voor het Platform, haar gebruikers of derden.

Artikel 13 | Aansprakelijkheid en vrijwaring

Instant Process is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onjuistheden of onvolledigheden in door de Wederpartij of een Gebruiker verstrekte gegevens, onjuiste invoer door Gebruikers, onrechtmatig of onjuist gebruik van het Platform, een andere tekortkoming in de nakoming van verplichtingen van de Wederpartij of een Gebruiker die uit de wet of de Overeenkomst voortvloeien dan wel een andere omstandigheid die niet aan Instant Process kan worden toegerekend.
De Wederpartij en Gebruikers zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het controleren van alle door of met behulp van het Platform gegenereerde informatie, waaronder procesmodellen, procesbeschrijvingen, visualisaties, analyses, exports, AI-output, suggesties en overige resultaten mede begrepen. Instant Process is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het zonder behoorlijke controle gebruiken of toepassen van onjuiste, onvolledige of niet-actuele output.
Instant Process is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit storingen, onderhoudswerkzaamheden, internetstoringen, uitval van externe hosting- of andere diensten, of andere beperkingen in de werking of beschikbaarheid van het Platform die niet aan Instant Process kunnen worden toegerekend.
Aansprakelijkheid van Instant Process voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, geleden verlies, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van personeel, klanten, leveranciers of andere derden van de Wederpartij, verminking of verlies van data en alle andere vormen van schade dan genoemd in het volgende lid, uit welke hoofde dan ook, is uitgesloten.
De in deze algemene voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid van Instant Process gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van Instant Process of haar leidinggevende ondergeschikten. Instant Process is, met inachtneming van de limitering als bedoeld in het volgende lid, uitsluitend aansprakelijk te houden voor aan haar toerekenbare, directe schade. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze algemene voorwaarden;
de eventuele redelijke kosten noodzakelijk om de gebrekkige prestatie van Instant Process aan de Overeenkomst te laten beantwoorden;
redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Wederpartij aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van de directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.

In geval niettegenstaande het bepaalde in het overige van deze algemene voorwaarden enige aansprakelijkheid op Instant Process mocht rusten, zal deze aansprakelijkheid beperkt zijn tot het alsnog deugdelijk verrichten van de gebrekkige prestatie. Indien zodanig herstel niet mogelijk is of voor de Wederpartij aantoonbaar zinloos is geworden, zal de aansprakelijkheid van Instant Process beperkt zijn tot eenmaal de totale, cumulatieve factuurwaarde van het betreffende Abonnement, althans wat betreft dat gedeelte van het Abonnement waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. In geval het Abonnement reeds een langere doorlooptijd heeft dan 12 maanden, wordt voor de vaststelling van de hiervoor bedoelde factuurwaarde uitsluitend de factuurwaarde over de laatste 12 maanden van de Overeenkomst als uitgangspunt genomen. Indien de Overeenkomst voor de Wederpartij kosteloos is, is de aansprakelijkheid van Instant Process beperkt tot een bedrag van € 1,- per Overeenkomst.
De verjaringstermijn van alle rechtsvorderingen jegens Instant Process bedraagt 12 maanden na het ontstaan van die vordering, met dien verstande dat elke aansprakelijkheid van Instant Process vervalt indien 18 maanden zijn verstreken sinds het eindigen van de Overeenkomst en de rechtsvordering niet binnen de laatstbedoelde termijn is ingesteld. Vorenstaande geldt ten aanzien van Consumenten voor zover de wet daaraan niet dwingend in de weg staat.
De Wederpartij vrijwaart Instant Process van eventuele aanspraken van derden, waaronder Gebruikers en personen van wie door of namens de Wederpartij persoonsgegevens of andere informatie via het Platform wordt verwerkt mede begrepen, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak aan de Wederpartij of een onder diens verantwoordelijkheid handelende Gebruiker of andere derde toerekenbaar is. Indien Instant Process uit dien hoofde door derden mocht worden aangesproken, dan is de Wederpartij gehouden Instant Process zowel buiten als in rechte bij te staan en onverwijld al hetgeen te doen dat van haar in dat geval redelijkerwijs verwacht mag worden. Mocht de Wederpartij in gebreke blijven in het nemen van adequate maatregelen, dan is Instant Process, zonder ingebrekestelling, gerechtigd zelf daartoe over te gaan. Alle redelijke kosten en schade aan de zijde van Instant Process die daaruit voortvloeien, komen voor rekening van de Wederpartij voor zover deze haar kunnen worden toegerekend.

Artikel 14 | Intellectuele eigendom

Alle auteursrechten en overige rechten van intellectuele eigendom op het Platform en de onderdelen daarvan, waaronder de software, broncode, platformarchitectuur, vormgeving, documentatie, methodieken, standaardonderdelen, handelsnamen en merken mede begrepen, behoren toe aan Instant Process of haar licentiegevers.
Gedurende de looptijd van de Overeenkomst biedt Instant Process de Gebruikers een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht ten aanzien van het Platform, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor normaal gebruik conform de Overeenkomst.
Het is zonder voorafgaande Schriftelijke instemming van Instant Process verboden materiaal waarop rechten van Instant Process rusten te verveelvoudigen, reproduceren, verspreiden, exploiteren of daarvan afgeleide werken te maken, behoudens voor zover het normale gebruik van het Platform daarmee verenigbaar is.
In geval van een aan de Wederpartij toerekenbare inbreuk op het bepaalde in de voorgaande leden, behoudt Instant Process c.q. haar licentiegever zich alle rechten voor die haar krachtens de wet toekomen, waaronder het recht op vergoeding van de daardoor geleden schade en onmiddellijke beëindiging of ongedaanmaking van de inbreuk.
De Wederpartij en Gebruikers behouden de eventuele intellectuele eigendomsrechten die hen rechtsgeldig toekomen op eigen Gebruikersinhoud. Het gebruik van het Platform brengt geen overdracht van die rechten aan Instant Process mee.
De Wederpartij en Gebruikers verlenen Instant Process voor de duur en voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst het niet-exclusieve recht om Gebruikersinhoud technisch te hosten, kopiëren, verwerken, structureren, visualiseren, analyseren, converteren, exporteren, beschikbaar te stellen aan door de Gebruikers aangewezen personen en, indien de Gebruikers de betreffende functionaliteit gebruiken, via AI-functionaliteiten te verwerken.

Artikel 15 | Wijziging van deze algemene voorwaarden

Instant Process mag deze algemene voorwaarden aanpassen indien daartoe een redelijke aanleiding bestaat, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in wet- of regelgeving, de dienstverlening, het Platform, gebruikte technologie, beveiliging, leveranciers of abonnementsvormen.
Instant Process zal van een wijziging die gevolgen heeft voor een lopend Abonnement uiterlijk twee maanden vóór inwerkingtreding daarvan mededeling aan de Wederpartij doen. Een wijziging ten nadele van de Wederpartij treedt bij een Abonnement voor bepaalde tijd niet eerder in werking dan nadat de lopende bepaalde looptijd is verstreken, tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege dwingend recht, een overheidsmaatregel, een beveiligingsrisico of een andere omstandigheid die redelijkerwijs eerdere toepassing rechtvaardigt.

Artikel 16 | Toepasselijk recht en geschilbeslechting

Op iedere Overeenkomst en alle daaruit tussen Partijen voortvloeiende rechtsverhoudingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Alvorens een eventueel beroep te doen op de rechter, zullen Partijen zich inspannen om een geschil in onderling overleg te beslechten.
Uitsluitend de bevoegde rechter binnen het arrondissement van de rechtbank Den Haag wordt in eerste aanleg aangewezen om van eventuele gerechtelijke geschillen tussen Partijen kennis te nemen, onverminderd het recht van Instant Process een andere volgens de wet bevoegde rechter aan te wijzen. Een Consument is evenwel gerechtigd de volgens de wet bevoegde rechter te kiezen binnen een maand nadat Instant Process Schriftelijk heeft aangekondigd bij de door haar aangewezen rechter te willen procederen.

Artikel 17 | Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst

Toepasselijkheid

Voor zover Instant Process bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt, zal Instant Process deze persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.
Voor zover Instant Process persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van haar eigen bedrijfsvoering, waaronder mede begrepen Accountbeheer, klant- en relatiebeheer, facturatie, betalingsadministratie, communicatie, support, beveiliging en wettelijke administratie, treedt Instant Process ten aanzien van die persoonsgegevens op als verwerkingsverantwoordelijke.
Voor zover Instant Process in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt namens de Wederpartij, geldt Instant Process ten aanzien van die persoonsgegevens als verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dat geval vormt het bepaalde in dit artikel de verwerkersovereenkomst tussen Partijen.
Het bepaalde in dit artikel is in het bijzonder als verwerkersovereenkomst van toepassing indien de Wederpartij of een Gebruiker persoonsgegevens van bijvoorbeeld werknemers, medewerkers, klanten, leveranciers, contactpersonen of andere personen opneemt in procesmodellen, procesbeschrijvingen, comments, eventuele chatberichten, geïmporteerde bestanden, AI-prompts of andere Gebruikersinhoud en Instant Process die persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Wederpartij verwerkt.

Aanvullende definities

In aanvulling op de begripsbepalingen in artikel 1 worden in dit artikel de volgende termen, tevens steeds met hoofdletter beginnend, in de navolgende betekenis gebruikt:

Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Wederpartij, noch Instant Process, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van Partijen gemachtigd zijn om Persoonsgegevens te verwerken.
Inbreuk: een inbreuk in verband met Persoonsgegevens als bedoeld in de AVG.
Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Sub-Verwerker: een door Instant Process ingeschakelde derde die ten behoeve van de Wederpartij Persoonsgegevens verwerkt.
Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés.

Duur en einde

Het bepaalde in dit artikel treedt niet eerder in werking dan op de datum van totstandkoming van de Overeenkomst en voor zover Instant Process daadwerkelijk Persoonsgegevens als verwerker namens de Wederpartij verwerkt.
Voor zover dit artikel als verwerkersovereenkomst geldt, blijft het van kracht gedurende de looptijd van de Overeenkomst en zolang Instant Process daarna nog Persoonsgegevens namens de Wederpartij verwerkt.
Verplichtingen uit dit artikel die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van kracht.

Voorwerp, aard en doel van de verwerking

Het voorwerp van de Verwerking bestaat uit het aanbieden en technisch uitvoeren van het Platform en de functionaliteiten waarvan gebruik wordt gemaakt, voor zover daarbij Persoonsgegevens in Gebruikersinhoud namens de Wederpartij worden verwerkt.
Instant Process verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst.
De Verwerking kan, afhankelijk van de wijze waarop van het Platform gebruik wordt gemaakt, onder meer betrekking hebben op Persoonsgegevens die voorkomen in procesmodellen, procesbeschrijvingen, comments, eventuele chatberichten, geïmporteerde bestanden, spreadsheetbestanden, AI-prompts, gegevens die via AI-functionaliteiten worden geanalyseerd en andere Gebruikersinhoud.
De aard van de Verwerking kan onder meer bestaan uit het ontvangen, verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, raadplegen, wijzigen, combineren, visualiseren, analyseren, beschikbaar stellen, doorzenden, exporteren en verwijderen van Persoonsgegevens, voor zover dat plaatsvindt in het kader van het gebruik van het Platform.
De Verwerking vindt uitsluitend plaats ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst, waaronder mede begrepen het beschikbaar stellen van het Platform aan Gebruikers, het technisch faciliteren van overeengekomen functionaliteiten, samenwerking binnen procesomgevingen, opslag en export van Gebruikersinhoud en, voor zover gebruikt, de verwerking via AI-functionaliteiten.

Categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens

Afhankelijk van de wijze waarop van het Platform gebruik wordt gemaakt, kunnen de categorieën Betrokkenen onder meer bestaan uit werknemers en andere medewerkers van de Wederpartij, klanten, opdrachtgevers, leveranciers, zakelijke relaties, contactpersonen en andere natuurlijke personen van wie de Wederpartij of een Gebruiker gegevens in Gebruikersinhoud opneemt.
De categorieën Persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de feitelijke inrichting van het gebruik van het Platform, onder meer omvatten: naamgegevens, zakelijke of andere contactgegevens, functie- en organisatiegegevens en overige Persoonsgegevens die door de Wederpartij of een Gebruiker in Gebruikersinhoud worden ingevoerd of beschikbaar gesteld.
De Wederpartij bepaalt welke Persoonsgegevens zij via het Platform laat verwerken en is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan. Het Platform is niet primair bedoeld voor het verwerken van persoonsgegevens en de Wederpartij dient terughoudend te zijn met het (laten) invoeren van Persoonsgegevens die voor het beoogde procesdoel niet noodzakelijk zijn.

Verwerking uitsluitend in opdracht

Voor zover Instant Process optreedt als verwerker, verwerkt zij de betreffende Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Wederpartij en overeenkomstig diens gedocumenteerde instructies. De Overeenkomst en het gebruik van het Platform door bevoegde Gebruikers gelden daarbij als instructies van de Wederpartij. Indien Instant Process op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens moet verwerken buiten deze instructies om, stelt zij de Wederpartij daarvan vooraf in kennis, tenzij de wet deze kennisgeving verbiedt.
Instant Process verwerkt de betreffende Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, behoudens voor zover sprake is van Persoonsgegevens die Instant Process afzonderlijk als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke verwerkt als bedoeld in lid 2.
Indien naar het oordeel van Instant Process een instructie van de Wederpartij in strijd is met toepasselijke privacywetgeving, stelt Instant Process de Wederpartij daarvan zo spoedig mogelijk in kennis.
Instant Process waarborgt dat personen die onder haar gezag toegang hebben tot Persoonsgegevens zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn gebonden.

Derden en Sub-Verwerkers

Instant Process zal de Persoonsgegevens niet aan Derden verstrekken of anderszins ter beschikking stellen, behoudens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, geschiedt op instructie van de Wederpartij of voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
Instant Process is gerechtigd bij de Verwerking gebruik te maken van Sub-Verwerkers. Hieronder kunnen, afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten, onder meer hostingproviders, AI-aanbieders, cloud- en infrastructuurleveranciers en andere technische dienstverleners vallen.
De Wederpartij verleent Instant Process algemene toestemming voor het inschakelen en vervangen van Sub-Verwerkers.
Instant Process draagt er zorg voor dat op een Sub-Verwerker voor zover wettelijk vereist contractuele verplichtingen rusten die in essentie overeenkomen met de relevante privacy- en beveiligingsverplichtingen die krachtens dit artikel op Instant Process rusten.
Instant Process blijft tegenover de Wederpartij verantwoordelijk voor de nakoming van de op de betreffende Sub-Verwerker gelegde gegevensbeschermingsverplichtingen voor zover dit uit de AVG voortvloeit.
Indien Instant Process een Sub-Verwerker toevoegt of vervangt, zal zij de Wederpartij daarover vooraf of, indien voorafgaande kennisgeving redelijkerwijs niet mogelijk is, zo spoedig mogelijk informeren op een voor de Wederpartij toegankelijke wijze.
De Wederpartij kan tegen een nieuwe Sub-Verwerker bezwaar maken indien daarvoor aantoonbare en redelijke gronden bestaan die rechtstreeks verband houden met de bescherming van Persoonsgegevens. Partijen zullen in dat geval in overleg treden over een redelijke oplossing. Indien geen redelijke oplossing mogelijk blijkt en het gebruik van de betreffende Sub-Verwerker noodzakelijk is voor de dienstverlening, kan Instant Process de betreffende functionaliteit beëindigen of kan de Wederpartij, voor zover de wijziging haar wezenlijk raakt, de betreffende Overeenkomst of het betrokken gedeelte daarvan beëindigen.

Internationale doorgifte

De hoofdhosting van het Platform vindt in Nederland plaats, terwijl voor bepaalde functionaliteiten, waaronder AI-functionaliteiten, gebruik kan worden gemaakt van leveranciers of Sub-Verwerkers waarvan gegevensverwerking geheel of gedeeltelijk buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt.
Voor zover Instant Process in haar hoedanigheid van verwerker Persoonsgegevens doorgeeft aan een land buiten de Europese Economische Ruimte of deze daar toegankelijk laat maken, draagt zij er zorg voor dat dit uitsluitend plaatsvindt met inachtneming van de toepasselijke bepalingen van hoofdstuk V AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit, toepasselijke standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane doorgiftegrondslag.

Beveiliging

Instant Process treft, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, omvang, context en doeleinden van de Verwerking en de risico's voor Betrokkenen, passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
Bij het bepalen van een passend beveiligingsniveau houdt Instant Process rekening met de risico's die de Verwerking met zich brengt, in het bijzonder als gevolg van vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens.
Instant Process kan niet garanderen dat beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn, maar zal zich inspannen een beveiligingsniveau te realiseren dat passend is bij de betreffende Verwerking.

Bijstand aan de Wederpartij

Voor zover de Wederpartij, rekening houdend met de aard van de Verwerking en de Instant Process ter beschikking staande informatie, redelijkerwijs bijstand behoeft om te voldoen aan verzoeken van Betrokkenen, zal Instant Process de Wederpartij door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstaan voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.
Indien een Betrokkene rechtstreeks bij Instant Process een verzoek indient dat betrekking heeft op Persoonsgegevens die Instant Process uitsluitend als verwerker namens de Wederpartij verwerkt, zal Instant Process dit verzoek in beginsel doorgeleiden aan de Wederpartij en daarop niet zelfstandig inhoudelijk beslissen, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is.
Instant Process zal de Wederpartij, rekening houdend met de aard van de Verwerking en de haar ter beschikking staande informatie, binnen redelijke grenzen bijstaan bij het naleven van verplichtingen ten aanzien van beveiliging, Inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van toezichthoudende autoriteiten. Indien de hiermee gemoeide werkzaamheden naar het oordeel van Instant Process buiten de normale uitvoering van de Overeenkomst vallen, is Instant Process gerechtigd de daarmee gemoeide redelijke kosten aan de Wederpartij in rekening te brengen, voor zover dit redelijk is.

Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Indien zich een Inbreuk voordoet met betrekking tot Persoonsgegevens die door of namens Instant Process als verwerker worden verwerkt, zal Instant Process de Wederpartij daarover zonder onredelijke vertraging informeren nadat zij van de Inbreuk kennis heeft genomen.
Instant Process zal voor zover beschikbaar en wettelijk vereist informatie verstrekken die de Wederpartij redelijkerwijs nodig heeft om haar wettelijke verplichtingen in verband met de Inbreuk na te komen, waaronder informatie over de aard van de Inbreuk, de vermoedelijke gevolgen en de getroffen of voorgestelde maatregelen.
De beoordeling of een Inbreuk aan een toezichthoudende autoriteit of Betrokkenen moet worden gemeld, behoort tot de verantwoordelijkheid van de Wederpartij voor zover zij ten aanzien van de betrokken Persoonsgegevens verwerkingsverantwoordelijke is.

Audits en informatieverstrekking

Instant Process zal de Wederpartij, op redelijk verzoek en voor zover noodzakelijk om naleving van de op Instant Process als verwerker rustende verplichtingen aan te tonen, de informatie verstrekken waarover Instant Process redelijkerwijs beschikt.
Indien de Wederpartij een audit wenst uit te voeren of te doen uitvoeren, zal Instant Process daaraan binnen redelijke grenzen medewerking verlenen, mits:

de Wederpartij dit tijdig en Schriftelijk aankondigt;
eerst redelijkerwijs beschikbare rapportages, certificeringen of andere informatie worden gebruikt indien deze voldoende inzicht bieden;
de audit de bedrijfsvoering en beveiliging van Instant Process niet onredelijk belast;
vertrouwelijke informatie van Instant Process en andere klanten voldoende wordt beschermd;
de audit wordt uitgevoerd door de Wederpartij of een onafhankelijke, deskundige auditor die aan passende geheimhouding is gebonden; en
de kosten van de audit voor rekening van de Wederpartij komen, tenzij uit de audit blijkt dat Instant Process toerekenbaar wezenlijk tekortschiet in de naleving van haar verplichtingen uit dit artikel.

Instant Process stelt de Wederpartij en de bevoegde toezichthoudende autoriteit alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van de in artikel 28 AVG opgenomen verplichtingen aan te tonen en verleent medewerking aan audits en inspecties voor zover dit wettelijk is vereist.

Bewaartermijnen, teruggave en verwijdering

De Wederpartij is verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van Persoonsgegevens en overige Gebruikersinhoud die zij na beëindiging van de Overeenkomst wenst te behouden, voor zover het Platform daarvoor exportfunctionaliteit biedt.
Na het eindigen van de Overeenkomst zal Instant Process de Persoonsgegevens die zij uitsluitend als verwerker voor de Wederpartij verwerkt verwijderen, en bestaande kopieën verwijderen, tenzij een wettelijke verplichting opslag van de betreffende Persoonsgegevens vereist.
Voor zover Persoonsgegevens na verwijdering nog gedurende beperkte tijd aanwezig zijn in technische back-ups, worden deze niet opnieuw actief voor andere doeleinden verwerkt en overeenkomstig de reguliere back-upcyclus verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.

Aansprakelijkheid

Op iedere aansprakelijkheid van Instant Process die verband houdt met de verwerking van Persoonsgegevens, het optreden als verwerker of de uitvoering van dit artikel, is artikel 13 onverkort van toepassing, voor zover dit verenigbaar is met de dwingende privacywetgeving.

Slotbepaling

Dit artikel vormt een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Bij strijdigheid tussen dit artikel en andere bepalingen uit deze algemene voorwaarden prevaleert dit artikel ten aanzien van de in dit artikel geregelde Verwerkingen.